第一章 总 则

第一条 为切实做好学生档案管理工作，提高我院学生档案管理水平，使我院学生档案管理工作更加科学化和规范化，结合工作实际，制定本规定。

第二条学生档案应明确专人管理。管理人员必须政治可靠，作风正派，能够严格遵守档案管理制度，严守秘密，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极为学生服务。

第三条学生档案是学生自升入中学后所形成的有保存价值的文字资料，是学习阶段的真实记载，它为毕业后的工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。

第二章 档案管理职责

第四条各系、各有关部门应明确职责，认真落实学生档案管理工作，学工处负责做好档案的接收、建档、保管和交接等工作。

第五条 学工处必须做好学生档案材料的形成、积累、整理、归档等，切实维护档案材料的真实、完整。

第三章 学生档案材料的归档

第六条 归档范围

( 一) 中学阶段形成的材料，包括党团组织材料( 入团、入党志愿书)、高中毕业生登记表、学生成绩登记卡、体质测试表、中学生社会实践活动登记表、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校招生考生志愿卡(高职)、高等学校招生考生体格检查表( 高职) 等。

(二)高职阶段的材料，包括党团组织材料、奖励或处分材料、高考(中专)录取通知书、新生入学健康体检表、学生登记表、学生成绩登记卡、毕业生鉴定表、实习成绩册、毕业生健康体检表等。

第七条 归档要求

( 一) 学工处负责接收新生档案材料，检查档案材料是否齐全，根据有关要求进行整理。

( 二) 凡需归档的材料，必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。文字须是铅印、胶印、油印、或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，除电传材料须复印存档外，不得用复印件代替原件存档。

第四章 学生档案的保管

第八条学工处对接收的学生档案应按学号顺序排列，及时进行整理，分年级、班级专柜存放。档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，并做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。

第九条 学生档案的查、借阅

( 一)非属工作需要，任何人不得查阅、借阅、复印学生个人档案。

( 二)学生不得查、借阅本人档案。

(三)因工作需要查、借阅学生档案者，须填写《查、借阅学生档案审批表》， 由学工处处长审批，借期最长不得超过两周。

(四)借、阅档案只限借阅人使用，借阅者要严守机密，妥善保管，不得拆卸、涂改、划圈、自批、抽页、添加和污损档案材料，应保持档案的整洁、完整。

第十条 毕业生离校后，保留在学校的档案需收取一定保管费。

( 一)从2007 届(含2007 届)起毕业生离校后第一年收取档案管理费20 元/ 年( 半年之内不收费用，半年之后按一年计算)，从第二年起收取档案管理费20 元/ 月。

( 二)2007 届以前毕业生离校后按两个阶段计算，2007年7 月以前收取档案保管费20 元/ 年，2007年7 月以后收取档案保管费20 元/月。

第五章 学生档案的转递

第十一条 学生毕业离校前和退学时，学工处整理好毕业生和退学学生的档案，及时做好整理、归档和转递等工作。

第十二条 学工处档案管理人员在转递学生档案时，检查无误后在骑缝线粘贴密封签，并加盖公章。

第十三条 提取档案学生必须填写《江西青年职业学院学生档案提取单》(见附件)，凡因各种原因扣留、滞留的档案，转移时必须履行审批手续，尤其是拖欠学院有关费用的，须交清费用，并经有关部门证实，经学生工作处负责人批准后才能转移；不按规定交纳档案保管费用的档案有权拒绝转移档案。

第六章 附 则

第十四条 上级有关规定对本办法涉及事项另有规定的，从其规定。

第十五条 本办法由学工处负责解释，自公布之日起施行。